Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который активно используется в коучинге. Достичь цели практически невозможно без грамотного управления временем. Поэтому этот инструмент используется практически в каждом коучинговом контракте.
История создания
Матрицу разработал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У президента график плотный, при этом нужно везде успеть. Эта проблема сподвигла Эйзенхауэра оптимизировать рабочий день и переосмыслить список задач.
Об инструменте
Инструмент состоит из 4-х областей. В описании я использую терминологию, которая наиболее понятна клиентам при проведении коучинговых сессий.
Область «Кризисы»
Это задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».
В нее входят все «пожары», срочнейшие задачи, кризисы, горящие дела. То есть, все, что нужно сделать «здесь и сейчас», а лучше «вчера». Эти задачи не планируются заранее, в результате чего приходится работать в режиме ошпаренной кошки.
Цель – сокращать эту область.
Область «Иллюзии»
Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «СРОЧНОЕ».
В него входит всевозможная рутина, типа телефонных звонков, мейлов, деловых переписок в чатах и прочих задач, которые нужно сделать.
Цель – сокращать эту область.
Область «Разрушение»
Задачи в квадрате «НЕВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».
В него входит все, что вас отвлекает в течение дня. Прожигание времени.
Игры в телефоне, болтовня в чатах и на работе, чтение каналов, просмотр бесполезных видео в youtube, зависание в соц. сетях… Особенно подчеркну, что это те активности, которые высасывают энергию. Сюда не входит общение с близкими людьми, которое вас наполняет.
Цель – сокращать эту область.
Область «Благополучие»
Задачи в квадрате «ВАЖНОЕ» + «НЕСРОЧНОЕ».
В эту область попадают задачи, которые наполняют вас энергией и способствуют развитию. В том числе это профессиональные задачи, которые планируются заранее, все, что связано со стратегией, обучением, развитием. Сюда можно отнести хобби, общение с близкими людьми, чтение книг, интеллектуальные игры и прочее.
Цель – максимально расширять эту область.
Что дальше?
Основная задача инструмента – выписать все задачи и понять, сколько времени уходит на каждый из квадратов. Это уже приведет к повышению осознанности и даст подсказку, в пользу каких дел стоит перераспределить время, чтобы стать более эффективным и обрести гармонию.
Как использовать в коучинге
Я считаю, что выписать все задачи и завершить на этом сессию означает остановку на полпути.
После того, как пришло осознание, что именно менять, нужно понять, как это сделать.
В этом ценность коуча.
Шаг 1. Оценка временных затрат.
После заполнения матрицы задайте клиенту вопрос:
«Сколько времени в неделю ты тратишь на каждый из этих квадратов?»
На этом этапе начинается самое интересное.
Часть клиентов составляют матрицу только для рабочей недели – 5 дней.
Кто-то хочет планировать все дни, включая выходные.
Выбор всегда за клиентом.
Рекомендация. Считайте время в сутках за вычетом сна и решения биологических потребностей.
24 часа – сутки. 10 часов – сон, еда, утренние процедуры, зарядка и так далее. Для ориентира можно брать в расчет 14 часов.
После того, как клиент оценил свои затраты по времени в неделю на каждом квадрате, можно переходить к оптимизации.
Шаг 2. Затраты времени в целевом состоянии.
Покажите еще раз, сколько времени он тратит сейчас и задайте вопрос:
«Сколько времени ты хотел бы тратить на каждый из этих квадратов в целевом состоянии?»
По моему опыту, почти в 100% случаях клиенты хотят тратить в совокупности меньше времени.
На скриншоте пример текущего и целевого состояния распределения времени.
Шаг 3. Оптимизация времени
Чтобы прийти к целевому состоянию, необходимо выработать стратегию.
Начните с красного квадрата (Кризисы).
Задайте клиенту вопрос:
«Как ты сможешь повысить эффективность, чтобы сократить время, затрачиваемое на красный квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Далее перейдите к синему квадрату. Вопрос:
«Как ты можешь автоматизировать задачи, чтобы сократить время в синем квадрате?»
Или
«Какие задачи ты можешь делегировать, чтобы разгрузить синий квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Переходим к желтому квадрату. Задайте вопрос:
«От каких дел ты готов отказаться, чтобы сократить время на зону разрушение?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
И в конце:
«На чем ты сфокусируешься, чтобы наполнить зеленый квадрат?»
Фиксируйте ответы в таблицу.
Шаг 4. Действия
Теперь, когда сформулировано целевое видение и намечен план действий, важно зафиксировать ближайшие шаги. Спросите клиента:
«Что ты берешь в качестве домашнего задания?»
Запишите информацию в таблицу.
И переходите к вопросу о первом шаге.
«Какой первый шаг ты готов сделать в течение 24 часов, чтобы начать управлять своим временем?»
Зафиксируйте ответ.
Шаг 5. Бонус
Информация ля тех, кто дочитал до конца.
Если у клиента цель — действительно изменить распорядок дня и он готов открыто обсуждать свои результаты, переходите в раздел мониторинга.
Дайте ему доступ к составленной матрице на google диск и попросите его ежедневно проводить самооценку: фиксировать кол-во времени, которое он потратил на каждый из квадратов. Раз в день, в конце дня. Это занимает минуты, но показывает, движешься ли ты по намеченному плану.
Шаблон
Для скачивания на google диск вам необходимо завести аккаунт на @gmail.com
После перехода по ссылке сохраните шаблон на свой диск и используйте при проведении коучинговых сессий.Скачать шаблон
Нажмите кнопку «ОК». Шаблон сохранен.
Перед проведением сессии с новым клиентом рекомендую заранее создавать новую копию.
